Tipps für eine bessere Ordnung am Büroarbeitsplatz

Für mehr Übersicht, Struktur und Organisation im Büro lässt sich etwas tun. Bereits mit minimalen Veränderungen, die zunächst penibel oder wie Selbstverständlichkeiten wirken. Jedoch sind es die Details, die den Unterschied (im stressigen Büroalltag) bestimmen und große Auswirkungen haben. 

Die folgenden Ideen finden ihren Ursprung in der 5S-Kaizen-Methode. Sie bedeuten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Ständige Verbesserung. 

Den Tag mit einem Plan starten 

Kennst du es – du nimmst dir für den Arbeitstag viel mehr vor, als du bewältigen kannst denn Telefonate, E-Mails und ungeplante Unterbrechungen bringen dich von deinem eigentlichen Vorhaben ab. Trotzdem solltest du dir mit dem Arbeitsbeginn folgendes überlegen und notieren:

Was muss heute unbedingt erledigt werden?

In welcher Sache will ich heute vorankommen?

Welche Termine stehen heute an?

Notiere dir die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturiere sie dir. So erarbeitest du dir innerhalb von wenigen Minuten einen groben Action Plan für deinen Tag.

Bearbeite die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge

Die zu bewältigende Menge an Aufgaben übersteigt meist die tatsächlichen Kapazitäten um ein vielfaches. Demnach sollte dein erstes Bestreben sein, die Anzahl an Aufgaben zu reduzieren. Manche Aufgaben können einfach gestrichen werden, wie beispielsweise unwichtige oder nicht an einen Termin gebundene To-Dos. Dem gegenüber steht jene Art von Aufgaben, die „brennen“, d.h. sie sind wichtig und dringend, weil sie zu einem nahen und festen Termin gehören. Ihnen gilt absolute Priorität und müssen sofort in Angriff genommen werden. Dazwischen gibt es noch eine Grauzone, in denen sich solche Aufgaben befinden, die zwar keine Deadline haben aber dennoch wichtig sind oder erledigt werden müssen. Solche Aufgaben gehen jedoch häufig im Tagesgeschäft unter. Um dieser Gefahr vorzubeugen, teile Aufgaben, die zwar wichtig aber nicht dringend sind, in mehrere Teilaufgaben, versehe sie mit einem Termin und erledige sie peu à peu oder erzeuge Zeitdruck, indem du hierfür eine Projektgruppe mit einem festen Startdatum einberufst.

Termine im Kalender eintragen

Termine gehören, egal ob virtuell oder in Papierform, konsequent in einen Kalender. Punkt. So sind sie auf einen Blick erkennbar und können nicht als einzelne Notiz verloren gehen. So schaffst du Struktur und Klarheit. Termine zu vergessen oder übersehen ist in peinlich, respektlos und unprofessionell gegenüber deiner Terminpartner. 

Bitte um Hilfe

Du musst nicht alles selbst erledigen! Binde stattdessen Menschen in deiner Umgebung so weit wie möglich in deine Abläufe mit ein. Dabei brauchst du kein schlechtes Gewissen haben - ganz im Gegenteil. Indem du Aufgaben delegierst, fühlen sich die Personen, die dir bei der Erfüllung helfen, gebraucht und wichtig für dich. Das stärkt die Sympathie bei demjenigen, der dir hilft. Bereits Benjamin Franklin wendete diesen Effekt an. Sobald eine neue Aufgabe auftaucht, frage dich zunächst, ob sie nicht jemand anderes (sogar besser als du) erledigen? Wenn ja, delegiere sie. Wenn es nicht möglich ist, prüfe stattdessen, ob du dir bei Teilaufgaben helfen lassen könntest.

Achte auf Pünktlichkeit

Meetings, die später starten als geplant, weil die Anwesenden auf andere warten müssen, sind ärgerlich und bringen den Tagesplan aller Teilnehmer durcheinander. Gewöhne dir daher an, fünf Minuten vorher da zu sein, dann bist du in jedem Fall pünktlich, kannst die Zeit nutzen, dich auf das Gespräch einzustellen und deine Unterlagen bzw. Notizen zu ordnen. Auch das geplante Ende eines Meetings sollte eingehalten werden denn überzogene Meetings bringen den Tagesplan der Teilnehmer ebenso durcheinander wie zu spät beginnende Meetings, was die Ursache dafür ist, dass Folgetermine nicht eingehalten werden können.

Greife öfters zum Telefon

E-Mail Verkehr führt häufig zu Rückfragen, sodass es sehr lange dauert, bis ein Vorgang abgeschlossen ist. Das beisst sich, mit dem Wunsch einer optimalen Arbeitsorganisation. Ein besonders nützliches Kommunikationsinstrument ist das Telefon. Damit können Vorgänge direkt besprochen, Fragen sofort geklärt und Missverständnisse vermieden werden. Dein Ziel sollte es von nun an sein, bei Problemen den telefonischen Kontakt zu suchen und den Vorgang durch dieses Gespräch endgültig abzuschließen.

Mehr Tipps für die Organisation am Arbeitsplatz findest du in den unteren Artikeln. Viel Spaß beim lesen!

Max Mustermann

Fabian Pscherer ist Experte für Online-Marketing und hat bereits zahlreiche Projekte aufgebaut in denen er sein Wissen unter Beweis gestellt hat. In diesem Blog erfährst du mehr über verschiedene Themen, rund um das Leben und alles was es betrifft.

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