Verbesserungsvorschläge für deinen Büroalltag

Ein System für die Rechnungsbearbeitung schaffen

Nichts stresst mehr als fällige und unauffindbare Rechnungen! Deshalb sollten alle Rechnungen an einem Ort abgelegt werden. Beispielsweise kannst du dir dafür zwei Ordnersysteme einrichten. Das erste mit einem Register mit den Zahlen von 1 bis 12 (für jedes Monat ein Registerabschnitt). Diese Abschnitte drittelst du nochmals in drei ca. gleich große Zeitspannen, wie „Zahltag 10.“, „Zahltag 20.“, und „Zahltag 28.“.  Hierein heftest du diejenigen Rechnungen, die an dem Tag gezahlt werden sollten, damit sie nicht überfällig werden. So hast du all die fälligen Rechnungen im Blick und kannst sie auf einen Schlag zahlen. Wenn sie bezahlt sind, heftest du sie in deinem zweiten Ordnersystem ab. Das Register hierfür sollte mit dem Alphabet versehen sein, damit du deine bezahlten Rechnungen nach Kreditoren-/Gläubigername ablegen kannst. Wenn das Jahr vorbei ist, legst du dir das zweite Ordnersystem neu an und beschriftest das alte mit „Rechnungen 20xx“. So kannst du deine Rechnungen easy für Steuer, Betriebsprüfung etc. easy aufbewahren. Das Ganze System funktioniert natürlich auch in digitaler Form indem du die Ordner für die Rechnungen als Ordnerstruktur auf deinem PC anlegst. Beide Varianten haben zudem den Vorteil, dass deine Arbeitskollegen/Mitarbeitern ebenfalls leichten Zugriff auf die Rechnungen haben und dich im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten können. 

Nutze dein Mobiliar richtig

Die Möbel in deinem Büro bieten Stauraum und ein klares Blickfeld, indem sie nicht benötigte Materialien systematisch „veschwinden“ lassen. Hierbei ist ebenfalls Optimierungspotenzial vorhanden. So ist eine Sortierung nach Häufigkeit der Nutzung beispielsweise sinnvoll, da Büromaterialien, die du häufig brauchst stets griffbereit sein sollten. Wichtige Utensilien sollten weiter oben und eher selten benutzte Utensilien weiter unten ihren Platz haben. In Aktenschränken könnte die Ordnung nach Themen, Zeiträumen oder dem Alphabet stattfinden, wobei es darauf ankommt, was für den jeweiligen Betrieb am praktikabelsten und sinnvollsten ist. Nimm dir Zeit, um ein System ausgiebig in der Praxis zu testen und entscheide dich dann, ob du damit zurecht kommst.

Kennzeichne dein Ablagesystem

Je verständlicher du dein Ablagesystem kennzeichnest, desto besser bewahrst du den Überblick und sparst dir bei der Suche wertvolle Zeit. Klare Hinweise, für welche Inhalte die Fächer gedacht sind, verhindert unnötige Hektik am Arbeitsplatz. Das Labeln ist noch bedeutsamer, wenn mehrere Kollegen die Ablagen gemeinsam nutzen.

Solche Etiketten sind bereits für wenige Euro erhältlich, können beliebig und immer wieder neu gestaltet werden, sodass sie auf dem aktuellsten Stand sind. Gleich große und im selben Stil beschriftete Etiketten tragen zudem zu einer ruhigen Gesamtoptik bei und erleichtert die Suche erheblich. Struktur zieht ein, Chaos aus.

Ebenso teilen unterschiedliche Farben der Etiketten Themen optisch auf. Somit strukturieren Signalfarben die Inhalte auf den Ersten Blick. Das sorgt für klare Grundlagen, wodurch das Erkennen, der Zugriff und die Bearbeitung erleichtert und die Arbeitsprozesse beschleunigt werden.

Nicht umsonst gilt das Ablagesystem als Herzstück eines modernen Büros. Es stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, wo Dokumente zu finden sind und wo sie wieder hin gehören, vorausgesetzt, man nutzt es richtig. 

Die klassische Dreiteilung der Ablage auf dem Schreibtisch hat sich wie folgt bewährt: Eingang, Ausgang, Tagesaktivitäten. Es empfiehlt sich, diese Fächer zumindest ein Mal pro Tag zu sichten, damit die Inhalte stets aktuell bleiben.

Mit dem bloßen Sichten ist es natürlich nicht getan, es sind Folgehandlungen notwendig: Sobald du das Papier herausgenommen hast, solltest du es abheften, versenden verarbeiten, an einen Kollegen weiterreichen oder wegwerfen. Sieh deine Ablagen am Schreibtisch als eine Art Arbeitsspeicher, nicht als dauerhaften Verwahrungsort, an. 

Sinnvolle Beschriftung und Positionierung von Ordnern

Ein beschleunigtes Arbeitstempo erreichst du ebenfalls durch kleine Verbesserungen an deinen Ordnern:

Bedrucke Ordneretiketten

Da Handschriften von Tag zu Tag etwas variieren und es so zu unterschiedlichen Schriftgrößen und nicht sofort lesbaren Wörtern kommt die das Auge unnötig stressen, muss bei der Suche somit mehr Zeit in Anspruch genommen werden. Statt die Label mit der Hand zu schreiben, solltest du die Ordnerrücken mit einem bedruckten Etikett versehen und dieses immer an der selben Stelle aufkleben.

Mehr Tipps für die Organisation am Arbeitsplatz findest du in den unteren Artikeln. Viel Spaß beim lesen!

Max Mustermann

Fabian Pscherer ist Experte für Online-Marketing und hat bereits zahlreiche Projekte aufgebaut in denen er sein Wissen unter Beweis gestellt hat. In diesem Blog erfährst du mehr über verschiedene Themen, rund um das Leben und alles was es betrifft.

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