Verbesserungsvorschläge für deinen Büroalltag Kapitel 2

Verständliche Beschriftung der Ordner

Irreführende oder zu allgemein gehaltene Ordnerbeschriftungen bringen im besten Ordnungssystem der Welt nichts. Es ist daher wichtig, präzise und klare Ordnerbeschriftungen zu verwenden, damit immer erkennbar ist, welche Dokumente sich darin befinden.

Die richtige Position finden

Ordner, die man häufiger benutzt, sollten näher beim Schreibtisch platziert werden. Im allgemeinen ist ein Aktenrollschrank mit Platz für die wichtigsten Ordner des Daily Businesses in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch zu empfehlen. Seltener genutzte Ordner können etwas weiter weg verstaut werden. 

Tipp: nutze Dokumentenhalter

Ordnung am Bildschirmarbeitsplatz erreichst du zudem durch Vorlagen- und Konzepthalter. Diese befinden sich i. d. R. vor dem Bildschirm in der selben Blickrichtung. Damit entfallen Drehungen und ablenkende Reize und unter die meisten Dokumentenhalter kann die Tastatur bei Nichtgebrauch geschoben werden, sodass der Schreibtisch im Nu ordentlicher wirkt. Oft befinden sich in diesen Haltern auch Mulden, die perfekt dafür geeignet sind, kleine Utensilien, Kulis, etc. aufzubewahren, übernehmen dadurch teilweise die Aufgabe von Organizer und tragen so zu einer guten Schreibtischorganisation bei. Weniger Unordnung, mehr Fokus.

Platz für deine Ideen und Einfälle

Ordnung im Kopf ist wichtig. Nur wer voll konzentriert an einer Aufgabe sitzt, hat diese im Griff. Das tückische an guten Ideen und Einfällen ist ihre Spontanität - meistens kommen sie aus dem Nichts und spuken dir in deinen Gedanken herum. Damit sie nicht verloren gehen und dich nicht aus dem Konzept bringen, solltest du sie schriftlich fixieren. 

Hierfür eignet sich eine simple Textdatei auf dem Pc, mit dem griffigen Titel „Ideen und Einfälle“ sehr gut. Auch als Notizdatei auf deinem Smartphone lassen sich Ideen und Einfälle niederschreiben. Wenn du old school unterwegs bist und einen Planer und/oder ein Notizbuch führst, kannst du darin eine Rubrik für Einfälle und Ideen anlegen. 

Bahnt sich ein guter Einfall an, kannst du ihn dort festhalten. Egal für welche Version du dich entscheidest, wichtig ist nur, dass du alles an einem Ort notierst, damit die wertvollsten Ideen nicht verloren gehen. 

Unterschätze nie die Macht von Geistesblitzen! Entweder verflüchtigen sie sich gerne so schnell wie sie gekommen sind oder sie lassen dir keine Ruhe und nagen an deiner Konzentration. 

In beiden Fällen verschafft das kurze Notieren der Gedanken Abhilfe: erstens gehen sie nicht verloren und zweitens schaffst du Platz und Ruhe in deinem Kopf, um dich wieder voll konzentrieren zu können. 

Einsatz von Notizzetteln ohne dich zu verzetteln

Der eigentliche Sinn von Notizzetteln ist es, akut auf etwas hinzuweisen. Wenn mehrere schriftliche Erinnerungen anstehen, sollten sie immer an einem Ort abgelegt werden, da sonst unzählige Notizen anfallen und mehr Unordnung als Ordnung stiften. Zu viele Zettelchen führen dazu, dass man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzettelt.

Den Überblick behält man leichter, indem man die Notizen richtig sortiert. Als Ordnungshilfe haben sich Themen oder Prioritäten etabliert. Für eine erleichterte Wahrnehmung ist es sinnvoll, ähnliche Inhalte zu gruppieren. Hierbei sind Klebe-Notizzettel von Vorteil, da sie nicht so schnell verloren gehen und du so weist, wo die Notizen sind, was einer wilden Zettelwirtschaft effektiv vorbeugt. Dabei ist es, wie bereits erwähnt, wichtig, dass du den Fokus auf Qualität statt Quantität legst.

Wenn dennoch mehr Post-Its als geplant angefallen sind, solltest du dir einen festen Zeitraum blocken, in dem die Zettelchen abgearbeitet werden. Damit gewinnst du die Kontrolle im Büro zurück.  Als Erstes solltest du Notizen, die nicht mehr aktuell oder bereits erledigt sind, entfernen. Dadurch schaffst du Freiraum - sowohl im Büro ebenso wie in deinem Kopf.

Mehr Tipps für die Organisation am Arbeitsplatz findest du in den unteren Artikeln. Viel Spaß beim lesen!

Max Mustermann

Fabian Pscherer ist Experte für Online-Marketing und hat bereits zahlreiche Projekte aufgebaut in denen er sein Wissen unter Beweis gestellt hat. In diesem Blog erfährst du mehr über verschiedene Themen, rund um das Leben und alles was es betrifft.

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