Weitere Tipps für eine bessere Ordnung am Büroarbeitsplatz

Optimiere deine Kommunikation via E-Mail

Eine sofortige Beantwortung von E-Mails ist nicht notwendig. Schalte die Benachrichtigung bei neuen Nachrichten aus, denn sie sind der Störfaktor Nummer 1 im Arbeitsalltag (ebenso wie Benachrichtigungen auf dem Smartphone). Gewöhne dir stattdessen an, deine E-Mails nicht mehr als drei- bis viermal pro Tag abzurufen und dein Smartphone auf „nicht stören“ zu stellen. So vermeidest du es, durch hereinkommende E-Mails und Benachrichtigungen im Workflow unterbrochen zu werden. Deine Kollegen kannst du dadurch erziehen, dass sie bei dringenden und wichtigen Angelegenheiten nicht mehr per E-Mail sondern per Telefon oder persönlich auf dich zu kommen. Andersherum solltest du deinen Kollegen ebenfalls einige Stunden Zeit lassen, um auf deine E-Mail reagieren zu können. 

Klarheit ist das A und O

Kennst du Meetings ohne Ergebnisse, Gespräche ohne Inhalte oder widersprüchliche Anweisungen? Das ist der Inbegriff ineffizienter Arbeit. Effiziente Arbeit benötigt Klarheit. Hake in Gesprächen nach und gehe jedem Sachverhalt auf den Grund, bis du sie verstanden hast. Damit verbesserst du deinen Wissensstand und niemand wird sich trauen, Halbwissen oder Fragwürdiges zu vermitteln, da die Gefahr, durch konkretes Nachfragen bloßgestellt zu werden. Wenn du das Gefühl hast, dass etwas nicht klar ist und noch Fragen im Raum stehen, spreche dies offen an. So holst du jeden aus der Reserve, der dir eventuell etwas (unangenehmes) verschwiegen hat und klärst die Situation auf. 

Nutze deinen Schreibtisch nur als Arbeitsfläche 

Die Funktion deines Schreibtisches in deinem Büro ist es, dein Arbeitsplatz zu sein. Effizienz-Experten betonen stets, dass jede Zweckentfremdung des Schreibtisches als Frühstückstisch, Sammelstelle für Rechnungen und Notizen, Archiv und Ablage ablenkt und deine Leistung darunter leidet.

Platz auf dem Schreibtisch sollte für maximal drei Fächer (Eingang, Ausgang, Tagesaktivitäten), sowie den Vorgängen, die direkt bearbeitet werden, sein. Bringe vor Feierabend deinen Schreibtisch wieder in Ordnung. Ganz besonders wichtig ist dieser Schritt vor dem Wochenende oder vor dem Urlaub. Bürohilfsmittel sollten stets in einem Tisch-Organizer verstaut werden, denn lose herumfliegende Stifte, Post-Ist, Büroklammern, etc. sind ein absolutes No-Go im Büro. 

Ebenso ist die Einnahme von Mahlzeiten im Büro nicht zu empfehlen. Nicht nur, dass Krümel und Essensreste auf den Schreibtisch gelangen und ihn so verschmutzen, man hat auch ständig die Arbeit im Blick, kann nicht richtig abschalten und sich vollkommen auf das Essen konzentrieren. Außerdem macht es optisch keinen guten Eindruck.  

Tabula rasa

Verblüffend viel Zeit verstreicht beim Suchen von Unterlagen und Notizen. Räume daher vor Feierabend deinen Schreibtisch vor Feierabend auf. Das nimmt nur ein paar Minuten in Anspruch, die dir die Suchzeit während des kommenden Arbeitstages erheblich verringern. Will jemand auf deinem Schreibtisch etwas ablegen, frage ihn, was damit zu tun ist und wofür du diese Unterlagen benötigst. So stellst du sicher, dass dein Schreibtisch nicht von Anderen zugemüllt wird. 

Tipps für einen übersichtlichen Schreibtisch:

Drucke nur das aus, was du sofort weitergeben oder ablegen kannst.

Bestelle nie mehr Büromaterial, als du (voraussichtlich) benötigst

Lege Materialien, die du häufig brauchst, in die oberste Schublade

Keep it simple!

Mach es dir stets so einfach wie möglich! Meist genügt es, etwas einmal zu entwickeln und diese Vorlage – mit eventuellen Anpassungen – immer wieder zu benutzen. Das spart extrem viel Zeit und wahrt ein einheitliches Erscheinungsbild. Greife deswegen für dein tägliches Doing auf Muster, Vorlagen und Checklisten zurück bzw. erarbeite sie dir selbst. Speichere bzw. hinterlege sie dir an einem für dich sinnvollen Ort/Ordner, sodass du schnell Zugriff darauf hast und sie mit wenig Aufwand anpassen kannst. Abläufe, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben, kannst du als Muster etablieren. Wenn du etwas erfolgreich an deinen Mitarbeiter delegiert hast, wieso sollte er/sie diese Aufgaben nicht regelmäßig übernehmen? Dieses Prinzip lässt sich ebenfalls auf Teams, Lieferanten und Dienstleister anwenden und trägt so maßgeblich zu einer besseren Arbeitsorganisation bei. 

Mehr Tipps für die Organisation am Arbeitsplatz findest du in den unteren Artikeln. Viel Spaß beim lesen!

Max Mustermann

Fabian Pscherer ist Experte für Online-Marketing und hat bereits zahlreiche Projekte aufgebaut in denen er sein Wissen unter Beweis gestellt hat. In diesem Blog erfährst du mehr über verschiedene Themen, rund um das Leben und alles was es betrifft.

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